談及視頻會議系統(tǒng)的好處，即企業(yè)為何要部署視頻會議系統(tǒng)時，大多數(shù)人的第一反應(yīng)都是“效益”——視頻會議能為我的企業(yè)帶來多大的提升？我的投資能收到多大的回報？視頻系統(tǒng)需要占用多少帶寬？我需要額外投入多少資金？
最近我遇到一個客戶，他想部署一套多點視頻會議系統(tǒng)，并且是托管型的，打算按使用時間來付費。托管服務(wù)提供商給出的條件是按使用時間和使用端數(shù)來收取費用。那么，一個問題就自然而然地跳出來了，“一個企業(yè)一個月內(nèi)到底要使用多少時間的視頻會議呢？”這一問題又自然而然地將視頻會議拉到了ROI（投資回報率）層面來考量——企業(yè)到底是該部署自己的視頻會議系統(tǒng)（通常前期投入比較昂貴），還是只需使用托管服務(wù)即可呢？
核算一個月的多方通話（至少三方，這才算開會）次數(shù)和費用。但是這對于那些沒有部署過活使用過托管視頻會議服務(wù)的企業(yè)來說，這樣的評估缺乏數(shù)據(jù)的支持，很難得到準確的結(jié)果。也就很難弄清楚到底該選擇哪一種模式。
所幸的是，有一些其他的方法來完成類似評估，以下就是一種：
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初級用戶
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普通用戶
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忠實用戶
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小規(guī)模部署
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0.01
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0.1
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0.3
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中規(guī)模部署
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0.05
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0.2
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1
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全面部署
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0.1
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0.3
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2
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每員工每個月參加會議的次數(shù)
這張圖表向我們展示，一個員工一個月的會議次數(shù)由兩大因素決定，會議系統(tǒng)的部署程度和員工本身的接受程度。圖表中的行代表視頻會議對企業(yè)員工的吸引程度，亦即企業(yè)員工對視頻會議的接入程度。最后一欄表示所有員工都接入了視頻會議系統(tǒng)。列表示企業(yè)的視頻會議系統(tǒng)部署程度，這與企業(yè)本身的大小和業(yè)務(wù)需求有關(guān)。
企業(yè)用戶的接受程度（行）受幾方面因素的影響：一是員工自身的抵觸度，一些人天生就不喜歡“面對面”交流；二是視頻會議系統(tǒng)的難以程度，一些系統(tǒng)操作復(fù)雜，員工難以掌握使用技巧；三是業(yè)務(wù)的需求程度，一些員工可能對視頻系統(tǒng)的依賴性要遠遠高于其他人。
而企業(yè)的部署程度（列）也有幾個影響因素：一是企業(yè)的財力和預(yù)算，這一點大小公司通常有別，決定了它們將部署何等的視頻會議系統(tǒng)；二是企業(yè)的業(yè)務(wù)模式，那些不經(jīng)常出差、沒有分部的制造型公司對視頻會議的需求顯然不及哪些搞產(chǎn)品營銷的公司。
有了這張表格，你就無需再為是否部署視頻會議、以及該選擇哪一種模式（自建還是托管）上傷腦筋了，你完全可以對號入座，進行較為精確的評估，然后在核算核算帶寬費用開支、前期部署、后期維護費用開支或托管管理費用開支，就可以決定是否部署了。當(dāng)然，長遠來看，你還要把升級可能性和升級成本也做一個大致的估算，做到“瞻前顧后”，全局構(gòu)想，把它當(dāng)成一項公司重要戰(zhàn)略來完成。
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