一、系統(tǒng)背景 ２００５年底石家莊煉化公司ＥＲＰ成功上線，200６年２月系統(tǒng)單軌，隨著ＥＲＰ系統(tǒng)的單軌運行，ER系統(tǒng)對維修工程的控制不能滿足企業(yè)的實際要求，雖然ERP系統(tǒng)對維修工程整個執(zhí)行過程有嚴格的控制，但是，對于工程預(yù)算的審計只設(shè)置了一次審計。石煉化公司在實際操作中規(guī)定要進行三級審計。如果包括施工單位申報預(yù)算和一審后的確認，實際達到五級審計。在ERP中無法插入這些步驟。為此公司決定在ERP線外進行審計，把ERP的計劃采購訂單從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出，在線外執(zhí)行施工單位申報預(yù)算，機動處初審，監(jiān)理公司一審，機動處確認，審計處二審，再把審計結(jié)果導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。 需要說明的是：石煉化獨立開發(fā)的線外審計系統(tǒng)不同于目前集團公司推廣的ＥＲＰ系統(tǒng)的ＡＩＳ模塊，首先ＡＩＳ是ＥＲＰ的一部分，而石煉化的審計系統(tǒng)是ＥＲＰ的外掛程序；其次，ＡＩＳ主要的功能是對ＥＲＰ所有業(yè)務(wù)運行的監(jiān)督和監(jiān)控，而是石煉化的審計系統(tǒng)主要是對ＰＭ模塊產(chǎn)生的工單的結(jié)算過程在線審計。 二、系統(tǒng)設(shè)計 基于以上的原因和目的，結(jié)合工程管理部門、審計部門、合同管理部門、甚至是工程監(jiān)理部門的實際業(yè)務(wù)需求. 三、流程描述 １．機動處計劃員在線外審計系統(tǒng)定期將ＥＲＰ維修工單導(dǎo)出ＥＲＰ系統(tǒng)，并進行按照簽訂的制止合同分類，將合同號和工單號在線外審計系統(tǒng)內(nèi)對應(yīng)。并將對應(yīng)結(jié)果倒入合同管理系統(tǒng)。 ２．機動處預(yù)算員在線外審計系統(tǒng)對工單初審的預(yù)算值進行修改或確認。確認后自動提交下一級審核。 ３．潤達公司（施工單位）預(yù)算員在線外審計系統(tǒng)對工單的預(yù)算進行一審，修改并確認初審結(jié)果，同時鎖定初審結(jié)果，機動處預(yù)算員確認通過后自動提交下一審核。 ４．審計處審計人員在線外審計系統(tǒng)對一審結(jié)果進行二審，修改并確認一審結(jié)果，確認后鎖定審計結(jié)果并提交機動處進行審計處理。 ５．機動處預(yù)算員進行審結(jié)處理，將審計結(jié)果導(dǎo)入ＥＲＰ系統(tǒng)，以便完成工單的計算，倒入的依據(jù)是工單號。同時將審計結(jié)果導(dǎo)入合同管理系統(tǒng)，導(dǎo)入的主鍵依然是工單號，合同管理軟件自動根據(jù)第一步的導(dǎo)入結(jié)果實現(xiàn)工單和合同的匹配。 四、功能設(shè)計 根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)計如下功能模塊： 計劃編制 導(dǎo)入計劃：如果有正在編輯的計劃，導(dǎo)入時檢查正在編輯的計劃，取出計劃名稱和最大編號，續(xù)編計劃號。如果沒有正在編輯的計劃，計劃名稱為空，請人工輸入計劃名稱；如果是新計劃，請先進入編輯，初始化后再進行導(dǎo)入。編輯/查詢：允許修改，設(shè)打印功能（封面、目錄、正文），存檔后才能進行下一步審計。 簽證：車間簽證：進入后只可看本單位項目。以工單號做查詢關(guān)鍵字，雙擊簽證欄完成操作。 機動處簽證：以工單號（或計劃號）做查詢關(guān)鍵字，完成簽證操作。簽證統(tǒng)計報表：形成簽證的報表。報審：可以讓施工單位輸入報審數(shù)據(jù)。各單位只能看到自己單位的項目。 初審 預(yù)算及初審錄入：以計劃號或工單號做索引。錄入施工單位預(yù)算和預(yù)審值。在一審錄入前可以修改，一審錄入后不能修改，若要修改需要撤消一審。初審統(tǒng)計報表 一審 一審值錄入：錄入一審值。在一審錄入前可以修改，二審錄入后不能修改，若要修改需要撤消二審。 一審統(tǒng)計報表。 機動處確認：確認，確認報表 二審 二審錄入：錄入二審值。在確認導(dǎo)出前可以修改，確認審結(jié)后不能修改，若要修改需要撤消確認審結(jié)。二審統(tǒng)計報表 審結(jié)處理 導(dǎo)出：確認審結(jié)的項目，按ERP需要格式，將二審審結(jié)的項目導(dǎo)出成文本文件。查詢。 查詢：進度查詢：計劃號、工單號、采購訂單號查詢，數(shù)據(jù)更改記錄。 系統(tǒng)維護： 口令維護，導(dǎo)入簽證授權(quán)管理，一二審授權(quán)管理。 風(fēng)險評估：因為涉及ERP系統(tǒng)，更是涉及財務(wù)計算，所以對程序的風(fēng)險控制是主要考慮的一個重要方面。風(fēng)險評估中對系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)進行分析與控制。 1．?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)出。如果數(shù)據(jù)導(dǎo)出產(chǎn)生錯誤，對系統(tǒng)影響很大。數(shù)據(jù)導(dǎo)出的關(guān)鍵數(shù)據(jù)不僅僅是計劃數(shù)據(jù)，還有工單號，采購訂單號。采購訂單號是導(dǎo)入數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字，影響到寫入ERP的正確性。為了消除ERP導(dǎo)出數(shù)據(jù)的風(fēng)險，數(shù)據(jù)導(dǎo)出程序嵌入在ERP計劃打印程序ZSJZPM04中直接導(dǎo)出計劃報表的內(nèi)表，使導(dǎo)出的數(shù)據(jù)與打印內(nèi)容一致，消除導(dǎo)出數(shù)據(jù)的誤差和風(fēng)險。在系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)時同時生成導(dǎo)出日志文件，詳細記錄導(dǎo)出數(shù)據(jù)時使用的各個參數(shù)及導(dǎo)出記錄數(shù)量，做風(fēng)險評估。 2．線外審計中多次錄入風(fēng)險。線外審計時初審、一審、二審多次錄入數(shù)據(jù)都有錄入錯誤風(fēng)險。在系統(tǒng)中設(shè)置出錯撤消錄入功能，發(fā)現(xiàn)錯誤后可以撤消重新錄入，消除錯誤。系統(tǒng)對每一級審計算出審減率，根據(jù)審減率異常可以發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，消除錄入風(fēng)險。系統(tǒng)對每一步審計數(shù)據(jù)的最后修改記錄修改人和修改時間，作為控制風(fēng)險的一部分。 3．多級審計審計次序混亂的風(fēng)險。多級審計如果不按次序?qū)徲嬀蜁斐苫靵y，比如二審在一審沒有審以前就進行就不符合審計要求，二審結(jié)束后一審再修改一審值也是不允許的。為了消除審計次序風(fēng)險，系統(tǒng)值設(shè)計互鎖功能。一個項目某一時間只能一個審計步驟操作。并且只能按初審、一審、確認、二審步驟進行。前面的步驟沒有完成，后面的步驟看不到該項目，也就不可能進行審計，后面的步驟進行后，前一步驟只在已審窗口顯示，只能查看不能修改。 4．向ERP導(dǎo)入數(shù)據(jù)的風(fēng)險。審計完成后，審計結(jié)果要導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。主要風(fēng)險在導(dǎo)入位置即數(shù)據(jù)庫表錯誤和相關(guān)參數(shù)設(shè)置錯誤，導(dǎo)入過程出錯，最大的風(fēng)險是控制導(dǎo)入過程出錯的錯誤性質(zhì)、數(shù)量，一旦發(fā)生錯誤沒有發(fā)現(xiàn)會造成很大影響。 5．為了消除導(dǎo)入ERP位置出錯的風(fēng)險，導(dǎo)入程序不直接把審計寫入數(shù)據(jù)庫，使用BDC導(dǎo)入，使用事務(wù)代碼ME22N模擬人工修改審計結(jié)果的操作，就像對ERP系統(tǒng)執(zhí)行正常操作一樣，保證審計寫入正確位置，正確修改相應(yīng)參數(shù)，同時利用ERP對審計進行有效性檢查。 6．導(dǎo)入審計一般是批量導(dǎo)入，對導(dǎo)入過程的正確性，正確率，出錯點的了解控制是導(dǎo)入過程風(fēng)險控制的關(guān)鍵。為此程序設(shè)計了導(dǎo)入日志文件和錯誤記錄文件，詳細記錄導(dǎo)入操作的時間，導(dǎo)入文件名稱，導(dǎo)入過程值讀入的項目數(shù)，記錄數(shù)，金額，成功導(dǎo)入的記錄數(shù)、金額，出錯的記錄數(shù)，金額，出錯記錄的錯誤信息，出錯記錄的文本。防止導(dǎo)入出錯風(fēng)險。 7．ERP系統(tǒng)本身對風(fēng)險的控制ERP系統(tǒng)審計完后，有一步確認操作，要求計劃員對審計結(jié)果確認，然后編排付款計劃。這是一次檢查審計結(jié)果的機會，也是審計失誤風(fēng)險控制。成為對本系統(tǒng)的又一次風(fēng)險控制。 8．對ERP系統(tǒng)的影響。盡管線外審計步驟很多，但是，線外審計從ERP取數(shù)和向ERP寫數(shù)，在ERP只是一步操作，相當(dāng)于在ERP中修改審計一個數(shù)值，導(dǎo)入數(shù)據(jù)用BDC技術(shù)，執(zhí)行ME22N模擬人工修改操作。審計后ERP還要確認、生成付款計劃等操作，所以，線外審計不會對ERP造成不良影響。 五、應(yīng)用效果 本系統(tǒng)2006年初完成開發(fā)并投入運行，效果良好，提高了審計的工作效率，各種報表清晰，風(fēng)險控制良好。