石煉化ERP線外審計系統(tǒng)設(shè)計與應(yīng)用
時間:2008-06-16 09:04:00來源:fenghy
導(dǎo)語:?如果包括施工單位申報預(yù)算和一審后的確認,實際達到五級審計。在ERP中無法插入這些步驟
一、系統(tǒng)背景
2005年底石家莊煉化公司ERP成功上線,2006年2月系統(tǒng)單軌,隨著ERP系統(tǒng)的單軌運行,ER系統(tǒng)對維修工程的控制不能滿足企業(yè)的實際要求,雖然ERP系統(tǒng)對維修工程整個執(zhí)行過程有嚴格的控制,但是,對于工程預(yù)算的審計只設(shè)置了一次審計。石煉化公司在實際操作中規(guī)定要進行三級審計。如果包括施工單位申報預(yù)算和一審后的確認,實際達到五級審計。在ERP中無法插入這些步驟。為此公司決定在ERP線外進行審計,把ERP的計劃采購訂單從ERP系統(tǒng)中導(dǎo)出,在線外執(zhí)行施工單位申報預(yù)算,機動處初審,監(jiān)理公司一審,機動處確認,審計處二審,再把審計結(jié)果導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。
需要說明的是:石煉化獨立開發(fā)的線外審計系統(tǒng)不同于目前集團公司推廣的ERP系統(tǒng)的AIS模塊,首先AIS是ERP的一部分,而石煉化的審計系統(tǒng)是ERP的外掛程序;其次,AIS主要的功能是對ERP所有業(yè)務(wù)運行的監(jiān)督和監(jiān)控,而是石煉化的審計系統(tǒng)主要是對PM模塊產(chǎn)生的工單的結(jié)算過程在線審計。
二、系統(tǒng)設(shè)計
基于以上的原因和目的,結(jié)合工程管理部門、審計部門、合同管理部門、甚至是工程監(jiān)理部門的實際業(yè)務(wù)需求.
三、流程描述
1.機動處計劃員在線外審計系統(tǒng)定期將ERP維修工單導(dǎo)出ERP系統(tǒng),并進行按照簽訂的制止合同分類,將合同號和工單號在線外審計系統(tǒng)內(nèi)對應(yīng)。并將對應(yīng)結(jié)果倒入合同管理系統(tǒng)。
2.機動處預(yù)算員在線外審計系統(tǒng)對工單初審的預(yù)算值進行修改或確認。確認后自動提交下一級審核。
3.潤達公司(施工單位)預(yù)算員在線外審計系統(tǒng)對工單的預(yù)算進行一審,修改并確認初審結(jié)果,同時鎖定初審結(jié)果,機動處預(yù)算員確認通過后自動提交下一審核。
4.審計處審計人員在線外審計系統(tǒng)對一審結(jié)果進行二審,修改并確認一審結(jié)果,確認后鎖定審計結(jié)果并提交機動處進行審計處理。
5.機動處預(yù)算員進行審結(jié)處理,將審計結(jié)果導(dǎo)入ERP系統(tǒng),以便完成工單的計算,倒入的依據(jù)是工單號。同時將審計結(jié)果導(dǎo)入合同管理系統(tǒng),導(dǎo)入的主鍵依然是工單號,合同管理軟件自動根據(jù)第一步的導(dǎo)入結(jié)果實現(xiàn)工單和合同的匹配。
四、功能設(shè)計
根據(jù)業(yè)務(wù)需要設(shè)計如下功能模塊:
計劃編制
導(dǎo)入計劃:如果有正在編輯的計劃,導(dǎo)入時檢查正在編輯的計劃,取出計劃名稱和最大編號,續(xù)編計劃號。如果沒有正在編輯的計劃,計劃名稱為空,請人工輸入計劃名稱;如果是新計劃,請先進入編輯,初始化后再進行導(dǎo)入。編輯/查詢:允許修改,設(shè)打印功能(封面、目錄、正文),存檔后才能進行下一步審計。
簽證:車間簽證:進入后只可看本單位項目。以工單號做查詢關(guān)鍵字,雙擊簽證欄完成操作。
機動處簽證:以工單號(或計劃號)做查詢關(guān)鍵字,完成簽證操作。簽證統(tǒng)計報表:形成簽證的報表。報審:可以讓施工單位輸入報審數(shù)據(jù)。各單位只能看到自己單位的項目。
初審
預(yù)算及初審錄入:以計劃號或工單號做索引。錄入施工單位預(yù)算和預(yù)審值。在一審錄入前可以修改,一審錄入后不能修改,若要修改需要撤消一審。初審統(tǒng)計報表
一審
一審值錄入:錄入一審值。在一審錄入前可以修改,二審錄入后不能修改,若要修改需要撤消二審。 一審統(tǒng)計報表。
機動處確認:確認,確認報表
二審
二審錄入:錄入二審值。在確認導(dǎo)出前可以修改,確認審結(jié)后不能修改,若要修改需要撤消確認審結(jié)。二審統(tǒng)計報表
審結(jié)處理
導(dǎo)出:確認審結(jié)的項目,按ERP需要格式,將二審審結(jié)的項目導(dǎo)出成文本文件。查詢。
查詢:進度查詢:計劃號、工單號、采購訂單號查詢,數(shù)據(jù)更改記錄。
系統(tǒng)維護: 口令維護,導(dǎo)入簽證授權(quán)管理,一二審授權(quán)管理。
風(fēng)險評估:因為涉及ERP系統(tǒng),更是涉及財務(wù)計算,所以對程序的風(fēng)險控制是主要考慮的一個重要方面。風(fēng)險評估中對系統(tǒng)的各個環(huán)節(jié)進行分析與控制。
1.?dāng)?shù)據(jù)導(dǎo)出。如果數(shù)據(jù)導(dǎo)出產(chǎn)生錯誤,對系統(tǒng)影響很大。數(shù)據(jù)導(dǎo)出的關(guān)鍵數(shù)據(jù)不僅僅是計劃數(shù)據(jù),還有工單號,采購訂單號。采購訂單號是導(dǎo)入數(shù)據(jù)的關(guān)鍵字,影響到寫入ERP的正確性。為了消除ERP導(dǎo)出數(shù)據(jù)的風(fēng)險,數(shù)據(jù)導(dǎo)出程序嵌入在ERP計劃打印程序ZSJZPM04中直接導(dǎo)出計劃報表的內(nèi)表,使導(dǎo)出的數(shù)據(jù)與打印內(nèi)容一致,消除導(dǎo)出數(shù)據(jù)的誤差和風(fēng)險。在系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)時同時生成導(dǎo)出日志文件,詳細記錄導(dǎo)出數(shù)據(jù)時使用的各個參數(shù)及導(dǎo)出記錄數(shù)量,做風(fēng)險評估。
2.線外審計中多次錄入風(fēng)險。線外審計時初審、一審、二審多次錄入數(shù)據(jù)都有錄入錯誤風(fēng)險。在系統(tǒng)中設(shè)置出錯撤消錄入功能,發(fā)現(xiàn)錯誤后可以撤消重新錄入,消除錯誤。系統(tǒng)對每一級審計算出審減率,根據(jù)審減率異常可以發(fā)現(xiàn)錄入錯誤,消除錄入風(fēng)險。系統(tǒng)對每一步審計數(shù)據(jù)的最后修改記錄修改人和修改時間,作為控制風(fēng)險的一部分。
3.多級審計審計次序混亂的風(fēng)險。多級審計如果不按次序?qū)徲嬀蜁斐苫靵y,比如二審在一審沒有審以前就進行就不符合審計要求,二審結(jié)束后一審再修改一審值也是不允許的。為了消除審計次序風(fēng)險,系統(tǒng)值設(shè)計互鎖功能。一個項目某一時間只能一個審計步驟操作。并且只能按初審、一審、確認、二審步驟進行。前面的步驟沒有完成,后面的步驟看不到該項目,也就不可能進行審計,后面的步驟進行后,前一步驟只在已審窗口顯示,只能查看不能修改。
4.向ERP導(dǎo)入數(shù)據(jù)的風(fēng)險。審計完成后,審計結(jié)果要導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。主要風(fēng)險在導(dǎo)入位置即數(shù)據(jù)庫表錯誤和相關(guān)參數(shù)設(shè)置錯誤,導(dǎo)入過程出錯,最大的風(fēng)險是控制導(dǎo)入過程出錯的錯誤性質(zhì)、數(shù)量,一旦發(fā)生錯誤沒有發(fā)現(xiàn)會造成很大影響。
5.為了消除導(dǎo)入ERP位置出錯的風(fēng)險,導(dǎo)入程序不直接把審計寫入數(shù)據(jù)庫,使用BDC導(dǎo)入,使用事務(wù)代碼ME22N模擬人工修改審計結(jié)果的操作,就像對ERP系統(tǒng)執(zhí)行正常操作一樣,保證審計寫入正確位置,正確修改相應(yīng)參數(shù),同時利用ERP對審計進行有效性檢查。
6.導(dǎo)入審計一般是批量導(dǎo)入,對導(dǎo)入過程的正確性,正確率,出錯點的了解控制是導(dǎo)入過程風(fēng)險控制的關(guān)鍵。為此程序設(shè)計了導(dǎo)入日志文件和錯誤記錄文件,詳細記錄導(dǎo)入操作的時間,導(dǎo)入文件名稱,導(dǎo)入過程值讀入的項目數(shù),記錄數(shù),金額,成功導(dǎo)入的記錄數(shù)、金額,出錯的記錄數(shù),金額,出錯記錄的錯誤信息,出錯記錄的文本。防止導(dǎo)入出錯風(fēng)險。
7.ERP系統(tǒng)本身對風(fēng)險的控制ERP系統(tǒng)審計完后,有一步確認操作,要求計劃員對審計結(jié)果確認,然后編排付款計劃。這是一次檢查審計結(jié)果的機會,也是審計失誤風(fēng)險控制。成為對本系統(tǒng)的又一次風(fēng)險控制。
8.對ERP系統(tǒng)的影響。盡管線外審計步驟很多,但是,線外審計從ERP取數(shù)和向ERP寫數(shù),在ERP只是一步操作,相當(dāng)于在ERP中修改審計一個數(shù)值,導(dǎo)入數(shù)據(jù)用BDC技術(shù),執(zhí)行ME22N模擬人工修改操作。審計后ERP還要確認、生成付款計劃等操作,所以,線外審計不會對ERP造成不良影響。
五、應(yīng)用效果
本系統(tǒng)2006年初完成開發(fā)并投入運行,效果良好,提高了審計的工作效率,各種報表清晰,風(fēng)險控制良好。
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